La digitalización de un concesionario no termina con la aplicación de un sistema que centralice la captación de leads digitales y los vincule a los leads que visitan el local físicamente; en realidad es ahí donde recién comienza. El próximo paso para optimizar las tareas administrativas en el concesionario es ordenar la documentación de cada cliente. De este modo, los gerentes y los vendedores, pueden visualizar, ingresar y modificar archivos de una forma sencilla y rápida.
Por eso, en Tecnom desarrollamos herramientas a medida para cada sector del concesionario; así como para la venta contamos con NUBUX, para la operación de tareas administrativas, nuestra herramienta es Dossier: una solución que gestiona de manera segura y ordenada toda la documentación generada en el proceso de compra y entrega de la unidad. En el momento en que el vendedor marca como “vendido” el caso comercial, es cuando DOSSIER entra en acción; ya que se nutre de la información producida desde NUBUX.
Cuando se comienza a utilizar DOSSIER, registrando cada movimiento, la herramienta empieza brindar información útil para generar informes de rendimiento. Este proceso facilita la tarea del gerente con información necesaria para un mayor control del estado del cliente y optimizar recursos.
Dossier es un sistema que soporta múltiples formatos de archivo y puede capturar documentos de varias fuentes externas. Todos los documentos, como los del cliente, los de la unidad, facturas, comprobantes de pagos, están en un solo lugar.
Pero no hicimos un software que sólo archiva y visualiza documentación. Eso no es todo, ya que la meta de esta herramienta es optimizar y hacer más simple la tarea administrativa. La gestión administrativa se vuelve más ágil permitiendo al usuario visualizar los casos que le han sido asignados para dar inicio al proceso de entrega.
¿De qué forma se organizan las tareas con DOSSIER?
Veamos en detalle sus funcionalidades:
Desde la herramienta pueden gestionarse datos de operación tales como el tipo de vehículo, sucursal y fecha asignada de entrega. También, en cuanto a patentamiento, gestionan los datos de gestoría, fechas de envío al gestor y fecha de patentamiento al llegar las chapas patentes. Del mismo modo, permite asignar turnos y puntos de entrega según la disponibilidad del concesionario.
Se puede acceder a cada información detallada en proceso y agendar próximos contactos con el cliente. De esta forma se logra que el administrativo cuente con un ayuda memoria que le asegure una atención profesional. Todas las acciones realizadas quedan registradas en el historial del cliente, lo que permite visualizar cómo avanza cada entregas. De esta forma, DOSSIER, posibilita el seguimiento de cada caso. Gracias a la sección de “avances de trámites”, se puede observar el estado de cada caso y agregar comentarios.
Otra de las funcionalidades destacadas de DOSSIER es la posibilidad de realizar reportes. Los usuarios disponen de un botón para ver qué administrativo tiene más carpetas, próximos vehículos a entregar o sucursales con más entregas. Esta funcionalidad permite generar gráficos para utilizar en presentaciones administrativas, comerciales y de márketing.
Por otro lado, Dossier cuenta con un calendario de trámites administrativos y la fechas de entrega. El supervisor comercial puede editar esta información al momento de marcar la venta. También, visualiza la fecha estimada de entrega y la fecha de turno de la entrega una vez concluido el patentamiento.
Optimizar los recursos con DOSSIER:
Gracias a DOSSIER, el concesionario, logra optimizar la experiencia de su equipo y la de sus clientes. Las tareas y la gestión administrativa se vinculan aumentando la eficiencia de la atención y fidelización del cliente.
Dossier es el resultado del trabajo en conjunto con concesionarios que nos abrieron sus puertas para desarrollar la solución más potente del mercado; una solución que logra acompañar de manera integral la tarea administrativa. Por eso, en Tecnom siempre decimos que conocemos el problema desde adentro, ya que trabajamos directamente con grupos y concesionarios para conocer cuáles son sus necesidades y problemáticas particulares, de modo que podamos diseñar la solución ideal.
